A Prefeitura de Viçosa e Universidade Federal de Viçosa firmam contrato, relativo à organização do acervo bibliográfico e documental da Secretaria de Cultura, Patrimônio Histórico e Esportes do município. A ação será realizada pelo Departamento de História
Todo o material, que será restaurado e organizado já se encontra com os restauradores e o trabalho consta de higienização de livros e documentos; preservação de arranjo arquivístico e base de dados para catalogação de livros e documentos; identificação e descrição dos documentos; e preparação de software para informatização do acervo.
Os trabalhos tiveram início no ano de 2016, quando as representantes da equipe do Sistema Estadual de Bibliotecas Públicas (SEBPM), da Secretaria de Cultura de Minas Gerais Nathália Leonie e Silvânia Alves, estiveram em Viçosa para tratar de assuntos relativos à Biblioteca Municipal Dr. Mário Dutra dos Santos e do Projeto Básico - em elaboração pelo Departamento de Cultura e Patrimônio Histórico - de instalação de uma segunda Biblioteca Pública Municipal na Estação Ferroviária de Silvestre, bem tombado desde o ano de 2001 pelo Patrimônio Histórico Municipal.
De acordo com a Assessoria de Imprensa da PMV o acervo permaneceu encaixotado por longo tempo numa sala do Memorial Arthur Bernardes, e que o acervo já encontra-se muito bem acondicionado, nos Laboratórios do Departamento de História da UFV.
Ainda em maio daquele ano, o DHI apresentou ao então Departamento Municipal de Cultura e Patrimônio Histórico (DCPH-SECPHE-PMV) um Plano minucioso de trabalho de organização do acervo documental e bibliográfico. O plano tem a coordenação do Professor Jonas Marçal de Queiroz que destacou ser "de fundamental importância para a preservação da memória do município”. Segundo Rangel, uma equipe formada por 14 pessoas, (um coordenador geral, 3 colaboradores e 10 bolsistas (acadêmicos de História e Informática), dedica ao trabalho.
A biblioteca pública funcionará no terceiro pavimento do edifício público da antiga sede da Prefeitura, Praça do Rosário, em reforma, que também abrigará a Pinacoteca Professora Stella Costa Val Brandão e o Arquivo Histórico Municipal Professor Arduíno Bolivar. Um dos objetivos da reforma é tornar o prédio 100% acessível a pessoas com deficiência, com a construção de elevador e sinalizações de acessibilidade.